Spätestens in der kommenden Woche werden etliche Betriebe ihre Arbeitnehmer im Home Office weiterarbeiten lassen. Ordentliche Systeme zur Zeiterfassung könne dabei helfen, auch in dieser Phase nicht mehr oder weniger als die gegenseitig vereinbare Zahl der Arbeitsstunden zu leisten.
Zeiterfassung einfach und schnell per Excel-Tabelle
Da auch Kindergärten und Schulen schließen, stehen Eltern vor der doppelten Herausforderung. Kreative Zeitpläne für die Arbeit werden nötig. Spätestens dann ist eine Zeiterfassung unerlässlich. Eine einfache Zeiterfassung als Excel-Tabelle könnt Ihr für die Offline-Bearbeitung auf "zeiterfassung-kostenlos" als Vorlage herunterladen. Mir persönlich gefällt "Activity-Report" besonders gut, da es viele Pausen erlaubt und automatisch eine Soll-Ist-Gegenüberstellung macht. Leider ist die Konfiguration etwas mühselig.
Außerdem wollt Ihr die Tabelle vielleicht schnell und einfach mit Eurer (Personal-)Leitung teilen, damit sie ab und zu nachschauen und besser mitplanen kann. Ich habe daher das Excel-Dokument in Google Sheets importiert. Dabei ging jedoch Formatierung und ein Teil der Funktionalität kaputt. Außerdem erschien mir das ganze ein wenig zu aufwendig.
Ich habe daher selbst schnell eine deutlich simplere Zeiterfassung erstellt. Diese summiert Eure wöchentlichen Arbeitsstunden. Meine Lösung ist natürlich nur für einen deutlich kürzeren Zeitraum die passende – doch bis zum Abklingen der Corona-Infektionswelle könnte sie dem einen oder anderen ausreichend helfen.
Wie bei Google Sheets üblich, könnt Ihr die Tabelle mit Eurem Chef ein einziges Mal per Link teilen und sie danach weiter bearbeiten. Es ist zwar nicht das Bequemste, aber die Google-Tabelle lässt sich auch schnell am Smartphone bearbeiten. Das Erspart den Download oder gar Kauf einer Zeiterfassungs-App.
Arbeitsstunden-Zeiterfassung als App
Viele "Zeiterfassungs-Apps" sind mehr als holistische Life-Logger konzipiert. Wollen wir jedoch nur unsere Arbeitszeit erfassen, brauchen wir lediglich eine App mit einem "Start-" und "Pause-" bzw. "Stop-"Button für unsere effektiven Arbeitsminuten sowie eventuell die Funktion, die Zeiten grafisch und tabellarisch darzustellen. Idealerweise lassen sie sich in einem handelsüblichen Format exportieren oder direkt mit der Geschäftsleitung teilen.
Hours Keeper
Nach einem verpflichtenden Log-in (nur mit E-Mail-Adresse) legt Ihr in der Zeiterfassungs-App "Hours Keeper" zunächst Klienten an; im Falle einer Festanstellung reicht "Arbeit" als Klient. Für die Klienten könnt Ihr Stundensätze und Kontakt-Informationen wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse anlegen, damit Ihr sie schnell aus der App heraus erreicht. Die App legt auf eigenen Servern Back-ups an.
Die Zeiterfassung erfolgt auf die Sekunde genau. Ihr könnt nicht erfasste Zeiten nachträglich manuell hinzufügen und umgekehrt Beginn und Ende Eurer Arbeitszeiten planen. Eure Zeiten könnt Ihr Klient-weise als CSV-Datei exportieren; Eure Geschäftsleitung kann diese dann als Tabelle einsehen. Alternativ könnt Ihr sie direkt als Rechnungs-PDF ausgeben lassen. Das entspricht zwar nicht deutschen Standards, reicht jedoch für Euren Arbeitgeber als Übersicht aus. Die Kalender-Ansicht zeigt, an welchen Tagen Ihr wie viele Stunden gearbeitet habt.
- Download: Play Store
- Preis: Kostenlos, In-App-Kauf ab dem zweiten Klienten oder der zweiten Rechnung, Werbung
Swipetimes
Die Zeiterfassungs-App Swipetimes wurde komplett auf deutsch übersetzt. Sie funktioniert ohne Log-in. Zunächst erstellt Ihr das Projekt "Arbeiten". Das wird sogleich als Widget auf Eurem Smartphone-Startbildschirm angelegt. Ein einfacher Tipp darauf startet oder pausiert die Erfassung Eurer Arbeitszeit. Eine haftende Benachrichtigung zeigt permanent an, dass Swipetimes Eure Stunden im Hintergrund mitzählt.
Anschließend legt Ihr eine Sollzeit für jeden Tag in der Woche fest. Diese wird dann für die einzelnen Tage sowie die ganze Woche insgesamt gegen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden gerechnet. Daten könnt Ihr als Excel-, CSV- oder XML-Datei exportieren. Via NFC-Tag, WLAN-SSID oder Geofencing könntet Ihr die Zeit auch automatisch erfassen lassen.
Die Grundfunktion ist kostenlos und ihre Einschränkungen für Festangestellte unerheblich. Falls Ihr aber mehr als zwei Klienten-Profile oder sieben Projekte braucht; oder Ihr aber die Daten in die Cloud exportieren wollt, fallen jeweils In-App-Käufe an.
- Download: Play Store
- Preis: Kostenlos, In-App-Käufe, keine Werbung
Fazit
Vermeidet die Diskussion und lasst Daten sprechen. Mit den gezeigten Methoden der Selbstkontrolle könnt Ihr Eure Arbeitszeit selbst genau erfassen und mit Euren Arbeit- oder Auftraggebern eine faire Abrechnung machen. Hours Tracker übernimmt dabei sogar die Kalkulation der Netto-Kosten. Für Festangestellte lohnt sich ein Blick auf Swipetimes. Möglicherweise reicht Euch jedoch meine einfache Tabelle aus, die Ihr natürlich gerne teilen dürft.
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