Einfaches Versenden von Faxen aus Google Mail, Google Drive, Docs und Sheets
Fax mag für viele Leute wie ein Überbleibsel der Vergangenheit klingen, aber Regierungsinstitutionen und bestimmte Sektoren wie das Gesundheitswesen oder Ämter verlassen sich aus Sicherheitsgründen immer noch auf Faxe. Wusstet Ihr, dass es möglich ist, Faxe online zu versenden, indem man einen der Google-Dienste wie Google Drive, Google Mail, Docs und Sheets nutzt? Dienste wie CocoFax machen es möglich.
Angesichts der Datenschutz- und Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit Online-Messaging-Diensten bleibt das Fax aufgrund seiner Sicherheit und Vertraulichkeit auch im Jahr 2020 eine legitime Form der Geschäftskommunikation. Natürlich stellt Google keine Faxtechnologie zur Verfügung, die in seine Apps und Dienste integriert ist. Google Mail und Google Drive unterstützen das Senden und Empfangen von Faxen nicht, sodass Ihr die Hilfe eines Drittanbieters benötigt – ein Tool, das die Medien zwischen den analogen telefonischen Signalen und den digitalen Signalen übersetzt, die die elektronische Post besser verarbeiten kann – und hier kommt CocoFax ins Spiel.
Mit CocoFax könnt Ihr Faxe senden und empfangen, ohne ein großes und sperriges Faxgerät zuhause haben zu müssen. Ihr benötigt nicht einmal eine Telefonleitung, alles wird online erledigt.
So sendet Ihr ein Fax über Google Mail
Das Senden eines Faxes aus Google Mail über CocoFax ist nicht so kompliziert, wie es sich anhört. In nur wenigen kurzen Schritten erhaltet Ihr eine virtuelle Faxnummer und könnt Faxe an reale Faxgeräte auf der ganzen Welt zu senden.
Schritt 1: Der erste Schritt zum Senden von Faxen über Google Mail ist die Einrichtung eines Kontos bei einem Online-Faxdienst. Für die Zwecke dieses Leitfadens werden wir die CocoFax-Plattform verwenden. Nach der Einrichtung eines Kontos erhaltet Ihr eine 30-tägige kostenlose Testphase. Ihr könnt außerdem wählen, welche Google-Faxnummer Ihr haben möchtet. Ihr könnt Euch mit Eurer regulären E-Mail-Adresse anmelden und müsst keine neue Adresse anlegen, um mit dem Online-Versand und -Empfang von Faxen zu beginnen.
Schritt 2: Öffnet Google Mail und klickt auf die Schaltfläche "Verfassen", wie Ihr es bei der Erstellung einer normalen E-Mail tun würdet. Der Versand eines Faxes auf diese Weise unterscheidet sich nicht allzu sehr vom Versand einer regulären E-Mail.
Schritt 3: Gebt in das Empfängerfeld, in das Ihr normalerweise die E-Mail-Adresse des Empfängers eintragt würden, die Faxnummer des Empfängers mit der Ländervorwahl als Präfix ein, gefolgt vom Suffix "@cocofax.net". Wenn die Faxnummer des Empfängers z.B. 49803090 mit der Landesvorwahl 1 lautet, würdet Ihr einfach "149803090@cocofax.net" in das Empfängerfeld eingeben. Gebt im Betreff-Feld den Betreff des gefaxten Dokuments ein.
Schritt 4: Ihr könnt auch Dokumente anhängen, die gefaxt werden sollen, indem Ihr auf das Symbol 'Anhängen' klickt. Das Format des Dokuments kann alles sein, was Ihr möchtet. Ihr könnt zum Beispiel ein PDF-Datei anhängen, genauso wie Ihr eine normale E-Mail versenden würdet.
Schritt 5: Prüft schließlich die Details und die E-Mail-Adresse des Empfängers und klickt dann auf "Senden".
Wenn Ihr Dokumente digital signieren und an den Absender zurücksenden möchtet, könnt Ihr den Schwesterdienst CocoSign verwenden. Ihr könnt Dokumente mit Maus, Trackpad oder Stift digital signieren. Nicht jeder Online-Faxdienst bietet eine integrierte Unterstützung für elektronische Signaturen, sodass Ihr Euch möglicherweise nach einer externen Option wie der hier erläuterten umsehen müsst.
Faxempfang über Google Mail
Mit einem Online-Fax-Service-Konto könnt Ihr Faxe zudem von überall aus empfangen. Alles, was Ihr tun müsst, ist Eure Faxnummer mit Kunden oder Geschäftspartnern zu teilen, und diese können Euch Faxe senden. Am wichtigsten ist jedoch, dass Ihr auf diese Faxe über Euren Google Mail-Posteingang zugreifen könnt. Natürlich ist es so ähnlich wie der Empfang einer E-Mail, aber mit dem oben erwähnten zusätzlichen Schutz der Privatsphäre und mehr Sicherheit.
So versendet Ihr ein Fax von Google Drive, Docs und Sheets
Wenn Ihr nur ein Dokument faxen möchtet und nicht wie bei einer E-Mail eine Nachricht hinzufügen müsst, könnt Ihr CocoFax auch verwenden, um Dokumente direkt aus den Cloud-Diensten von Google zu faxen: Drive, Docs und Sheets. So geht's:
Schritt 1: Klickt auf die Add-on-Schaltfläche in der rechten Seitenleiste Eures Google Docs oder Sheets und sucht und installiert das Add-on des Online-Faxdienstanbieters, CocoFax. Nach der Installation autorisiert Ihr eine Verknüpfung zwischen Eurem Google-Konto und dem Faxdienst.
Schritt 2: Meldet Euch bei Eurem Faxkonto an und gebt die Faxnummer des Empfängers ein.
Schritt 3: Überprüft alle Fax-Informationen und klickt auf die Schaltfläche 'Fax senden'.
Schritt 4: Nach Eingang der E-Mail beim Empfänger schickt Euch der Anbieter des kostenlosen Faxdienstes in etwa einer Minute einen Zustellbericht.
Wenn Ihr Google Drive, Docs und Sheets verwendet, könnt Ihr mit einer einzigen Aktion ein Fax an so viele Empfänger senden, wie Ihr wollt.
Was ist, wenn ich mein Konto kündigen möchte?
Nicht jeder Anbieter von Online-Faxdiensten hat eine klare Kündigungsrichtlinie. Da die meisten Online-Faxdienste verlangen, dass Ihr Eure Kreditkartendaten eingebt, wenn Ihr Euch für ihre Dienste anmeldet, werden Euch möglicherweise monatlich oder halbjährlich automatisch Gebühren in Rechnung gestellt. Bevor Ihr Eure Kartendaten eingebt, ist es wichtig zu prüfen, ob das Abonnement jederzeit gekündigt werden kann und falls nicht, ob die Kündigungsrichtlinien klar genug sind.
Bei CocoFax fallen keine Stornierungsgebühren an, und Ihr habt die Freiheit, das Abonnement jederzeit zu kündigen und neu abzuschließen. Es handelt sich um einen Pay-as-you-go-Service, ähnlich wie Netflix oder Spotify, ohne langfristige Verpflichtungen.
Startet noch heute Eure kostenlose 30-Tage-Testversion
Ihr könnt die Fax-Komplettlösung von CocoFax absolut kostenlos ausprobieren, indem Ihr Euch für eine kostenlose 30-Tage-Testversion anmeldet. Es geht keine Verpflichtung ein und könnt bei Nichtgefallen jederzeit ganz einfach kündigen.
Wenn Ihr CocoFax für den weltweiten Versand kostenloser Faxe ausprobieren möchtet, stehen Euch drei Abonnementstufen zur Verfügung. Ein Basispaket beginnt bei $12,99 pro Monat, während das beliebte Premium-Paket $14,99 pro Monat kostet. Es gibt auch eine Business-Stufe für Fachleute, die für $24,99 pro Monat erhältlich ist. Alle Preisangaben finden Sie auf der CocoFax-Website.
Wir haben eine Zusammenarbeit mit den Entwicklern des besprochenen Dienstes. Dieser Artikel wurde jedoch ohne jeglichen Einfluss auf den Inhalt verfasst.
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Admin
17.08.2020 Link zum KommentarFür nicht einmal eine Jahresgebühr bekommt man einen 4in1 Drucker ... manche Anbieter lassen einen einige Faxe pro Monat kostenlos verschicken oder kosten 0,07 Euro pro Seite ... da fällt die Wahl nicht schwer ;)
Habt ihr das probiert? Also weder mein Faxgerät noch meine Fritzbox noch die Agfeo nimmt das Fax an. Kommt immer Fax delivery Failed. Egal ob ich +49 oder nur die 0 mache bei der Faxnummer. Aber für ein Paar Faxe sowieso zu Teuer. Wobei die Einrichtung des Account einfach von statten geht wenn man sein Googel Konto in Chrome hat 2 Klicks
Für die 3 Faxe, die ich pro Jahr versenden würde, käme für mich nur ein Stückpreis in Frage.
"[...] bleibt das Fax aufgrund seiner Sicherheit und Vertraulichkeit auch im Jahr 2020 eine legitime Form der Geschäftskommunikation".
>>> Das Eine hat mit dem Anderen überhaupt nichts zu tun. Warum sollte ein Fax denn bitte keine legitime Form der Geschäftskommunikation mehr sein? Genau - es spielt dabei überhaupt keine Rolle, was für Messaging- und ähnliche Dienste es jemals geben wird. Davon abgesehen ist ein Fax nicht nur eine "legitime Form", sondern es erfüllt im Gegensatz zu einer E-Mail u.ä. auch verschiedene rechtliche Anforderungen.
"Angesichts der Datenschutz- und Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit Online-Messaging-Diensten [...]".
>>> Bei CocoFax & Co. kann man also sämtliche Datenschutz- und Sicherheitsbedenken beiseitelegen? Ja nee, is klar! 🤦♂️ Ein vertrauliches Fax würde ich nie im Leben über so einen Onlinedienst versenden - gerade wegen des Datenschutzes.
Ein Basispaket ab 12,99 Dollar pro Monat? Wow, das ist Wahnsinn! So eine Online-Faxfunktion erhalten bestimmt fast alle deutlich günstiger bei ihren Telefonanbietern (wenn es nicht sowieso kostenlos enthalten ist). Abgesehen davon, dass die meisten Leute heutzutage einen Multifunktionsdrucker mit Scan- und Faxfunktion besitzen dürften, wäre es erheblich günstiger, in den nächsten Copyshop zu gehen, wenn man gelegentlich ein Fax versenden möchte.
Nun gut, wir packen den ganzen Artikel jetzt am besten in die Ablage für nicht ausreichend gekennzeichnete Werbung.
Da ich beruflich täglich einige Telefax bekomme und auch versende, hat mich das Ganze mal interessiert.
a) was hat das alles mit Google zu tun ? Die sind ein ganz stinknormaler Onlinedienst und lassen sich mit allen Dokumenten füttern, unabhängig vom verwendeten Programm.
b) viel wichtiger wäre die Information gewesen, wo denn der Anbieter sitzt und wo und wie die Daten umgesetzt werden. Auf der kompletten Website ist nirgends ersichtlich, wo sich diese Firma befindet. Keine Anschrift noch sonst ein Verweis darauf. Aufgrund des Aufbaus der Website wohl eine US-Klitsche. In der Suchmaschine meines Vertrauens war lediglich rauszubekommen, das das Unternehmen seit 2019 den Dienst anbietet - mehr auch nicht. Irgendwelche weiteren Recherchen via Domainregistrierung oder Ähnliches habe ich mir verkniffen.
Wie so oft hier, fehlen einfach nur die wichtigen Daten - ich dachte, ihr wollt euch verbessern nach dem Neustart ?
LG,
Kai